INFORMACE O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ PRO OBCHODNÍ PARTNERY

Tento dokument vysvětluje, jak nakládáme s osobními údaji lidí, se kterými jednáme v obchodním styku – kontaktních osob našich zákazníků, dodavatelů a zájemců o spolupráci. Nic nepodepisujete a nic nám neudělujete; je to informace, kterou vám máme podle obecného nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR) poskytnout.

1. Kdo údaje zpracovává

Správcem je Trigre, s.r.o., IČO: 298 11 236, DIČ: CZ29811236, se sídlem Myslivečkova 882, 250 92 Šestajovice, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, sp. zn. C 452788.

Ve všech záležitostech týkajících se vašich osobních údajů nás můžete kontaktovat na gdpr@trigre.cz. Pověřence pro ochranu osobních údajů jsme nejmenovali; nemáme k tomu podle čl. 37 GDPR povinnost.

2. Koho se tato informace týká

Týká se vás, pokud jste:

• kontaktní, jednající nebo schvalovací osobou našeho zákazníka, dodavatele nebo zájemce o spolupráci – tedy člověkem, se kterým jednáme za firmu, která je naším obchodním partnerem;
• podnikající fyzickou osobou, se kterou jednáme nebo která pro nás plní;
• osobou, která nám odeslala kontaktní formulář na našem webu.

Netýká se uchazečů o spolupráci – pro ty máme samostatnou informaci, kterou dostávají při prvním kontaktu. Dodavatelé, kteří pro nás plní na základě rámcové smlouvy, dostávají při jejím uzavření navíc podrobnější informaci o zpracování svých údajů.

3. Jaké údaje zpracováváme a odkud je máme

Zpracováváme tyto kategorie údajů: jméno a příjmení, akademický titul, pracovní zařazení nebo funkci, název zaměstnavatele nebo firmy, za kterou jednáte, pracovní e-mail, pracovní telefon, adresu pracoviště; u podnikající fyzické osoby navíc IČO, DIČ, fakturační adresu a číslo bankovního účtu, a plníte-li pro nás jako dodavatel, také údaje o vaší odbornosti a praxi (například profesní životopis) a cenu, kterou za vaši práci účtujeme zákazníkovi; dále obsah a metadata komunikace, kterou s vámi vedeme (datum, adresát, předmět, tělo zprávy a přílohy, u datových zpráv ID datové schránky a údaje o dodání a doručení), poznámky z jednání a údaje uvedené ve smlouvách a na dokladech, na kterých jste uveden či uvedena.

Zvláštní kategorie údajů (údaje o zdravotním stavu, o přesvědčení a podobně) nezpracováváme.

Odkud údaje máme. Podle situace z jednoho nebo z několika těchto zdrojů:

a) přímo od vás – když nám napíšete, zavoláte, předáte vizitku, odešlete kontaktní formulář nebo s námi jednáte;

b) od vašeho zaměstnavatele nebo od firmy, za kterou jednáte – typicky když nás na vás jako na kontaktní osobu odkáže, uvede vás ve smlouvě, v objednávce nebo v projektové dokumentaci;

c) od jiného obchodního partnera, který nám vás uvedl jako kontaktní osobu – například při předání obchodní příležitosti nebo zákaznického vztahu, nebo když nás někdo doporučí;

d) z veřejně dostupných zdrojů – z obchodního a živnostenského rejstříku, z veřejného rejstříku plátců DPH, z webových stránek vaší firmy nebo z vašeho veřejného profesního profilu; z těchto zdrojů zpracováváme jen údaje, které v nich jsou zveřejněné.

Nezískali-li jsme vaše údaje přímo od vás (případy b), c) a d)), řekneme vám konkrétní zdroj na požádání kdykoli – stačí napsat na kontakt podle čl. 1.

4. Proč údaje zpracováváme a na jakém právním základě

Náš oprávněný zájem jsme poměřili s vaším soukromím a vyhodnotili jako převažující: zpracováváme jen pracovní údaje, které se týkají vaší profesní role, ne soukromého života, v rozsahu nezbytném pro obchodní styk a v míře, kterou lze v běžném obchodním styku očekávat. Proti zpracování založenému na oprávněném zájmu můžete kdykoli vznést námitku – viz čl. 7 písm. f).

Musíte nám údaje poskytnout? Žádný zákon vám to neukládá a nic vám nehrozí, pokud je neposkytnete. Bez kontaktních údajů s vámi ale nemůžeme jednat ani plnit smlouvu uzavřenou s vaší firmou; jednání by pak muselo probíhat přes jinou kontaktní osobu.

Neposíláme obchodní sdělení na základě souhlasu ani nebudujeme marketingovou databázi. Oslovujeme jen v rámci obchodního vztahu nebo jednání, které už probíhá nebo probíhalo.

5. Komu údaje předáváme

• Poskytovateli e-mailu a úložiště dokumentů – Microsoft Ireland Operations Limited (Microsoft 365), jako zpracovateli, který smí s údaji nakládat jen podle našich pokynů.
• Poskytovateli nástroje pro asistované zpracování dokumentů – Anthropic Ireland Limited, jako zpracovateli na základě uzavřené zpracovatelské smlouvy; nástroj používáme při přípravě a kontrole dokumentů.
• Naší bance (Fio banka, a.s.) v rozsahu platebního styku a provozovateli informačního systému datových schránek (Digitální a informační agentura) u komunikace datovou schránkou.
• Orgánům veřejné moci v rozsahu jejich zákonných pravomocí – zejména finančnímu úřadu; dále soudu nebo exekutorovi, kdyby se vymáhala nebo bránila pohledávka.
• Našim zákazníkům, pro které plníte jako náš dodavatel – jméno, údaje o odbornosti a cenu, kterou zákazníkovi účtujeme, v rozsahu potřebném k nabídce a objednávce; zákazník je při tom samostatným správcem.
• Našim externím spolupracovníkům, podílejí-li se na plnění, kterého se komunikace týká; jsou vázáni písemnou smlouvou a mlčenlivostí.
• Zálohy našich dokumentů ukládáme v šifrované podobě; poskytovatel úložiště, u kterého je uložena odlehlá kopie zálohy, k jejímu obsahu přístup nemá, protože šifrovací klíč držíme výhradně my.

Kromě případu uvedeného výše údaje nepředáváme nikomu k jeho vlastním účelům, neprodáváme je a nesměňujeme.

Předání mimo Evropský hospodářský prostor. Zpracování probíhá v EU. U výše uvedených poskytovatelů může v omezeném rozsahu dojít k předání mimo EHP; to je v takovém případě podloženo standardními smluvními doložkami schválenými Evropskou komisí podle čl. 46 odst. 2 písm. c) GDPR, které jsou součástí smluv s nimi.

Automatizované rozhodování ani profilování na základě vašich údajů neprovádíme.

6. Jak dlouho údaje uchováváme

• Po dobu trvání obchodního vztahu a 3 roky po jeho skončení – kontaktní údaje, profesní životopis dodavatele, poznámky z jednání a komunikaci, která není součástí účetního ani daňového dokladu. Tři roky odpovídají obecné promlčecí lhůtě podle § 629 odst. 1 občanského zákoníku.
• 3 roky od posledního kontaktu – u jednání, ze kterého žádný obchodní vztah nevznikl; u poptávky odeslané kontaktním formulářem 1 rok od posledního kontaktu; u profesního životopisu dodavatele, se kterým smlouvu neuzavřeme, 6 měsíců od ukončení jednání.
• 10 let – údaje obsažené v uzavřených smlouvách a objednávkách, počítáno od skončení jejich plnění.
• 10 let od konce příslušného zdaňovacího období – údaje na účetních a daňových dokladech a v datových zprávách s daňovou souvislostí; plyne to z § 35a zákona č. 235/2004 Sb. a z § 148 daňového řádu.

Po uplynutí uvedených dob údaje smažeme nebo anonymizujeme. Běží-li v té době spor nebo kontrola, uchováme je do jejich pravomocného skončení.

7. Jaká máte práva

Máte právo:

a) na přístup ke svým údajům – dozvědět se, co o vás zpracováváme, odkud to máme, a získat kopii;

b) na opravu nepřesných údajů a na doplnění neúplných;

c) na výmaz, odpadl-li důvod zpracování;

d) na omezení zpracování;

e) na přenositelnost údajů, které jste nám poskytl či poskytla a které zpracováváme na základě smlouvy nebo souhlasu;

f) vznést námitku proti zpracování založenému na našem oprávněném zájmu podle čl. 4. Vzneste-li ji, přestaneme údaje k danému účelu zpracovávat, pokud neprokážeme závažné oprávněné důvody, které převažují nad vašimi zájmy, právy a svobodami, nebo pokud je nepotřebujeme k určení, výkonu nebo obhajobě právních nároků;

g) podat stížnost u dozorového úřadu – Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 727/27, 170 00 Praha 7, www.uoou.gov.cz.

Uplatnit je můžete na kontaktu podle čl. 1. Vyřídíme je bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce od doručení žádosti.

8. Jak údaje chráníme

Přístup k údajům má jen úzký okruh osob, které je potřebují ke své práci, a to na základě zásady nejmenšího nutného oprávnění. Účty jsou chráněny vícefaktorovým ověřením, zálohy jsou šifrované, dokumenty jsou uloženy v našem firemním prostředí a nesdílejí se mimo ně jinak než způsobem popsaným v čl. 5.

9. Předali jste nám vy údaje jiných lidí?

Uvádíte-li nám kontaktní údaje svých kolegů nebo jiných osob, seznamte je prosím s touto informací nebo jim předejte odkaz na ni. Umožní nám to splnit povinnost informovat je o zpracování, aniž bychom je museli obtěžovat samostatným sdělením.

10. Změny této informace

Tuto informaci můžeme aktualizovat, změní-li se způsob, jakým údaje zpracováváme. Aktuální znění je vždy dostupné na našich webových stránkách.

Účinné od: 8. 10. 2026