ZÁSADY OCHRANY OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Tyto zásady popisují, jak nakládáme s osobními údaji lidí, kteří nám napíšou přes kontaktní formulář na www.trigre.cz nebo si náš web jen prohlédnou. Nic nepodepisujete a nic nám neudělujete; je to informace, kterou vám máme podle obecného nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR) poskytnout.

1. Kdo údaje zpracovává

Správcem je Trigre, s.r.o., IČO: 298 11 236, DIČ: CZ29811236, se sídlem Myslivečkova 882, 250 92 Šestajovice, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, sp. zn. C 452788.

Ve všech záležitostech týkajících se vašich osobních údajů nás můžete kontaktovat na gdpr@trigre.cz. Pověřence pro ochranu osobních údajů jsme nejmenovali; nemáme k tomu podle čl. 37 GDPR povinnost.

2. Jaké údaje zpracováváme

Z kontaktního formuláře zpracováváme údaje, které do něj sami vyplníte:

a) jméno – vyplnění je nutné, abychom věděli, komu odpovídáme;

b) e-mailovou adresu – vyplnění je nutné, abychom vám mohli odpovědět;

c) název firmy – nepovinné;

d) text vaší zprávy včetně všeho, co do něj sami napíšete. Prosíme, neuvádějte v něm údaje, které k vyřízení dotazu nepotřebujeme – zejména údaje o zdravotním stavu, rodné číslo nebo číslo dokladu totožnosti.

Z provozu webu zpracovává náš server běžné technické údaje o přístupu – IP adresu, datum a čas požadavku, adresu navštívené stránky, typ a verzi prohlížeče a operačního systému. Zapisují se automaticky do provozních záznamů (logů) serveru a slouží jen k jeho provozu a zabezpečení.

Pokud nám na naši odpověď odepíšete, zpracováváme dál obsah a metadata naší vzájemné komunikace (datum, adresáta, předmět, tělo zprávy a přílohy).

Zvláštní kategorie údajů (údaje o zdravotním stavu, o přesvědčení a podobně) nezpracováváme a nevyžadujeme.

3. Odkud údaje máme

Výhradně od vás – z formuláře, který sami odešlete, z následné komunikace a z technických údajů o vašem přístupu na web. Nekupujeme databáze kontaktů a nesbíráme údaje od třetích stran.

4. Proč údaje zpracováváme a na jakém právním základě

Náš oprávněný zájem jsme poměřili s vaším soukromím a vyhodnotili jako převažující: zpracováváme jen údaje, které nám sami pošlete, v rozsahu nezbytném k tomu, abychom vám odpověděli, a technické údaje nutné k provozu serveru. Nic z toho nejde nad rámec toho, co lze při odeslání zprávy firmě rozumně očekávat. Proti zpracování založenému na oprávněném zájmu můžete kdykoli vznést námitku – viz čl. 8 písm. f).

Musíte nám údaje poskytnout? Ne. Žádný zákon vám to neukládá a nic vám nehrozí, pokud formulář nevyplníte. Bez jména a e-mailu vám ale nemůžeme odpovědět; napsat nám můžete i přímo na adresu uvedenou na webu.

Neposíláme obchodní sdělení a nebudujeme marketingovou databázi. Z odeslaného formuláře vás nezapíšeme do žádného rozesílacího seznamu. Odpovíme vám na to, na co jste se zeptali, a dál vás oslovujeme jen v rámci jednání, které tím začalo.

Automatizované rozhodování ani profilování na základě vašich údajů neprovádíme.

5. Cookies a měření návštěvnosti

Náš web nenastavuje žádné cookies, nepoužívá nástroje pro měření návštěvnosti ani reklamní či jiné skripty třetích stran. Proto na něm nenajdete lištu se souhlasem s cookies – nemáme k čemu si ho vyžádat. Kdybychom měření někdy zavedli, tyto zásady předem upravíme a v případě, kdy to zákon vyžaduje, si vyžádáme váš souhlas.

6. Komu údaje předáváme

• Poskytovateli e-mailu a úložiště dokumentů – Microsoft Ireland Operations Limited (Microsoft 365); odeslaný formulář se doručuje jako e-mail do naší firemní schránky a tam zůstává uložen. Microsoft je naším zpracovatelem a smí s údaji nakládat jen podle našich pokynů.
• Poskytovateli hostingu našeho webu – Aruba S.p.A., Itálie; na jeho serveru web běží a vznikají provozní záznamy podle čl. 2.
• Poskytovateli nástroje pro asistované zpracování dokumentů – Anthropic Ireland Limited, jako zpracovateli na základě uzavřené zpracovatelské smlouvy; nástroj používáme při přípravě a kontrole dokumentů.
• Naší bance (Fio banka, a.s.) a orgánům veřejné moci v rozsahu jejich zákonných pravomocí, přeroste-li oslovení v obchodní vztah – zejména finančnímu úřadu, dále soudu nebo exekutorovi, kdyby se vymáhala nebo bránila pohledávka.
• Našim externím spolupracovníkům, podílejí-li se na plnění, kterého se komunikace týká; jsou vázáni písemnou smlouvou a mlčenlivostí.
• Zálohy našich dokumentů ukládáme v šifrované podobě; poskytovatel úložiště, u kterého je uložena odlehlá kopie zálohy, k jejímu obsahu přístup nemá, protože šifrovací klíč držíme výhradně my.

Údaje nepředáváme nikomu k jeho vlastním účelům, neprodáváme je a nesměňujeme.

Předání mimo Evropský hospodářský prostor. Zpracování probíhá v EU. U výše uvedených poskytovatelů může v omezeném rozsahu dojít k předání mimo EHP; to je v takovém případě podloženo standardními smluvními doložkami schválenými Evropskou komisí podle čl. 46 odst. 2 písm. c) GDPR, které jsou součástí smluv s nimi.

7. Jak dlouho údaje uchováváme

• 1 rok od posledního kontaktu – zprávu z formuláře a naši odpověď, pokud z oslovení nevznikl obchodní vztah ani další jednání.
• Po dobu trvání obchodního vztahu a 3 roky po jeho skončení – komunikaci a kontaktní údaje, pokud z oslovení obchodní vztah vznikl. Tři roky odpovídají obecné promlčecí lhůtě podle § 629 odst. 1 občanského zákoníku.
• 10 let od skončení plnění – údaje obsažené v uzavřených smlouvách.
• 10 let od konce příslušného zdaňovacího období – údaje na účetních a daňových dokladech; plyne to z § 35a zákona č. 235/2004 Sb. a z § 148 daňového řádu.
• Nejdéle 6 měsíců – provozní záznamy (logy) webového serveru podle čl. 2; zpravidla se přepisují dřív.

Po uplynutí uvedených dob údaje smažeme nebo anonymizujeme. Běží-li v té době spor nebo kontrola, uchováme je do jejich pravomocného skončení.

8. Jaká máte práva

Máte právo:

a) na přístup ke svým údajům – dozvědět se, co o vás zpracováváme, a získat kopii;

b) na opravu nepřesných údajů a na doplnění neúplných;

c) na výmaz, odpadl-li důvod zpracování;

d) na omezení zpracování;

e) na přenositelnost údajů, které jste nám poskytl či poskytla a které zpracováváme na základě smlouvy nebo souhlasu;

f) vznést námitku proti zpracování založenému na našem oprávněném zájmu podle čl. 4. Vznesete-li ji, přestaneme údaje k danému účelu zpracovávat, pokud neprokážeme závažné oprávněné důvody, které převažují nad vašimi zájmy, právy a svobodami, nebo pokud je nepotřebujeme k určení, výkonu nebo obhajobě právních nároků;

g) podat stížnost u dozorového úřadu – Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 727/27, 170 00 Praha 7, e-mail posta@uoou.gov.cz, ID datové schránky qkbaa2n, www.uoou.gov.cz.

Uplatnit je můžete na kontaktu podle čl. 1. Vyřídíme je bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce od doručení žádosti.

9. Jak údaje chráníme

Formulář se odesílá šifrovaným spojením (HTTPS) a doručuje se do firemní schránky v našem firemním prostředí. Přístup k údajům má jen úzký okruh osob, které je potřebují ke své práci, a to na základě zásady nejmenšího nutného oprávnění. Účty jsou chráněny vícefaktorovým ověřením, zálohy jsou šifrované a dokumenty se nesdílejí mimo firemní prostředí jinak než způsobem popsaným v čl. 6.

10. Napsali jste nám údaje jiných lidí?

Uvádíte-li ve zprávě kontaktní údaje svých kolegů nebo jiných osob, seznamte je prosím s těmito zásadami nebo jim předejte odkaz na ně. Umožní nám to splnit povinnost informovat je o zpracování, aniž bychom je museli obtěžovat samostatným sdělením.

11. Změny těchto zásad

Tyto zásady můžeme aktualizovat, změní-li se způsob, jakým údaje zpracováváme. Aktuální znění je vždy dostupné na www.trigre.cz.

Účinné od: 7. 10. 2026